Interne Dienstverlening
Postintake en Archief
In 2020 is er een kritisch rapport verschenen van de provincie over het archiefbeheer in relatie tot zaakgericht werken binnen onze gemeente en drie andere organisaties. Dit rapport benadrukte met name de problemen met het digitale archief en informatiebeheer. Als reactie hierop is er een plan van aanpak opgesteld om deze kwetsbaarheden aan te pakken en het niveau van archiveren te verbeteren. In 2023 is er voortgang geboekt in het wegwerken van de archiefachterstanden, zowel fysiek als digitaal. Dit heeft geleid tot lege archiefruimten die nu beschikbaar zijn voor andere doeleinden. Hoewel er vooruitgang is geboekt, geven steekproeven aan dat er nog verbeteringen nodig zijn. Het plan van aanpak heeft vertraging opgelopen door arbeidsmarktkwesties, maar we streven ernaar om het project in 2024 af te ronden. Met de komst van de Wet open overheid (Woo) blijft archivering een belangrijk aandachtspunt voor onze gemeente.
Servicedesk
Sinds 2022 onderzoeken we de mogelijkheid om een Servicedesk voor de gehele bedrijfsvoering in te richten. Dit zou kunnen bijdragen aan een efficiëntere dienstverlening. Hoewel er stappen zijn gezet in de onderlinge taakverdeling tussen verschillende afdelingen, is dit proces nog niet afgerond vanwege hoge werkdruk. De applicatie Topdesk wordt ingezet als selfserviceportal voor interne dienstverlening, waardoor medewerkers zelf meldingen kunnen maken en extra informatie kunnen vinden. Hoewel deze applicatie veel mogelijkheden biedt, is er nog aandacht nodig voor het gebruik ervan in onze gemeenten. Daarnaast heeft de toegenomen wisseling van medewerkers geleid tot een hogere werkdruk, wat vraagt om aandacht in het onboardingprogramma van 2024. Budget is beschikbaar gesteld om de formatie van de Servicedesk uit te breiden in 2024, met een focus op P&O.
Facilitair
In 2023 is er ondanks personele uitdagingen veel werk verzet binnen het facilitaire team, waaronder de ondersteuning van vluchtelingenlocaties. Door flexibiliteit van medewerkers en ondersteuning vanuit andere clusters is de basisdienstverlening gehandhaafd, maar sommige zaken zijn uitgesteld naar 2024. Er is budget beschikbaar gesteld voor ziektevervanging en inhuur in 2024, maar het vinden van geschikte vervanging is een uitdaging vanwege de huidige arbeidsmarkt.