Overhead

De overhead betreft de rol van Duo+ binnen de ambtelijke organisatie van Ouder-Amstel. Dit valt onder de afdeling Bedrijfsvoering.

Wat wilden we bereiken en wat hebben we gedaan?

Inkoop

Ouder-Amstel heeft een contactpersoon voor inkoop benoemd die deelneemt aan het inkoopplatform van Duo+. Ook Stichting Rijk maakt deel uit van dit platform. Hierdoor wordt de inkoopfunctie beter geborgd, vindt kennisdeling plaats en verbetert de afstemming tussen de vier organisaties. Dit leidt tot verbetering van de kwaliteit van inkopen en aanbesteden en tot bundeling van opdrachten, waar mogelijk. Een gemeente doet veel aankopen en kan het inkoopbudget inzetten om marktpartijen uit te dagen slimme, eerlijke en vernieuwende oplossingen te bieden die bijdragen aan een groene, duurzame en sociale gemeente. Binnen de DUO-organisaties kan de inkoopfunctie beter geborgd worden; momenteel is deze decentraal en versnipperd ingericht, wat financiële en juridische risico’s met zich meebrengt. Om deze risico’s te verkleinen en om de gemeenten beter te ondersteunen bij het realiseren van de beoogde maatschappelijke effecten, zoals duurzaam en circulair aanbesteden, is professionalisering van de inkoopfunctie noodzakelijk.

Door betere samenwerking en bundeling van inkoop- en aanbestedingstrajecten kunnen meer voordelen worden behaald. De vier DUO-organisaties hebben een onafhankelijk bureau gevraagd advies te geven over de meest effectieve inrichting en positionering van de inkoopfunctie binnen Duo+. Bij het uitwerken van dit advies wordt rekening gehouden met de rol van Stichting Rijk. Het advies luidt dat een eerste logische stap is om binnen Duo+ een inkooporganisatie op te zetten met Stichting Rijk, maar dat op termijn de rol van Stichting Rijk mogelijk aangepast kan worden.

Dit brengt uiteraard financiële consequenties met zich mee. Ruwe berekeningen tonen aan dat het opzetten van een inkoopfunctie binnen Duo+ met Stichting Rijk, naast de bijdrage van € 435.000 die de drie gemeenten aan Stichting Rijk betalen, op termijn minimaal € 325.000 aan extra kosten met zich meebrengt. Als de rol van Stichting Rijk wordt aangepast, kan de inkoopfunctie op de lange termijn nagenoeg budgettair neutraal worden opgezet. In 2023 is een contactpersoon inkoop (CPI) geworven en is gestart met inkoop- en aanbestedingsbeleid en een inkoophandboek. Het Maatschappelijk Verantwoord Inkoopbeleid (MVI) wordt in het inkoopbeleid opgenomen. Deze ontwikkelingen worden voortgezet in 2024.

P&O

HR-visie

Een gezamenlijke werkgeversvisie is met een besluit door het DBR aangehouden. P&O is gevraagd om thematisch te werken aan P&O-onderwerpen, met als doel op termijn een gezamenlijke werkgeversvisie te realiseren. Gezamenlijk werkgeverschap was een belangrijk uitgangspunt bij de transitie van P&O. In 2024 zal een evaluatie van het transitieplan plaatsvinden. Organisatieontwikkeling blijft geborgd en biedt ondersteuning bij de groei van de gemeente.

Formatie en loonkosten

In 2023 zijn de loonkosten voor vaste formatie gestegen als gevolg van CAO-ontwikkelingen. In de loonsom is rekening gehouden met een CAO-aanpassing van 3,3% voor loonindexatie. Dit jaar wordt een tweede tranche van lichte formatie-uitbreiding doorgevoerd, zoals besloten in de meerjarenbegroting 2022-2025. Afhankelijk van de besluitvorming over de reorganisatie wordt een afdelingshoofd Bedrijfsvoering aangesteld. 2023 is het eerste jaar waarin in de nieuwe constellatie is gewerkt.

Mens en arbeid

De wereld om ons heen verandert en daarmee ook de benodigde competenties van onze medewerkers. Opleiding en ontwikkeling, maar ook andere vormen van leren, zoals coaching en het delen van kennis en inzichten, worden steeds belangrijker. Een lerende organisatie richt zich op de juiste persoon, op de juiste plek en op het juiste moment. Extra budget voor opleiding en persoonlijke ontwikkeling draagt bij aan duurzame inzetbaarheid en goed werkgeverschap. Dit maakt het wenselijk om te werken met persoonlijke ontwikkelingsplannen voor de huidige formatie. De CAO schrijft voor dat een persoonlijk ontwikkelingsplan periodiek wordt opgesteld en dat de werkgever de kosten vergoedt van opleiding en activiteiten die in het plan staan. Ontwikkelingsmogelijkheden zijn tevens belangrijk voor het aantrekken van passend personeel.

Inclusief werkgeverschap

Een van de onderdelen van werkgeverschap is het thema inclusiviteit, zoals vastgelegd in de Wet Banenafspraak. Inclusief werkgeverschap bevordert gelijkwaardigheid en diversiteit, ongeacht gender, afkomst, levensovertuiging, fysieke en mentale beperkingen. Dit is een logisch gevolg van een visie op werkgeverschap waarin talentontwikkeling en duurzame inzetbaarheid centraal staan. Diversiteit onder werknemers draagt bij aan een dienstverlening die aansluit op de diverse behoeften van de inwoners, organisaties en bedrijven binnen onze gemeenten.

Eind 2022 heeft het DBR een gezamenlijke visie op inclusie en diversiteit vastgesteld. Vanaf juni 2023 is elke DUO-organisatie zelf verantwoordelijk voor de verdere invulling van dit thema. P&O monitort jaarlijks de voortgang en biedt ondersteuning met een toolkit. De DUO-gemeenten spannen zich maximaal in om het quotum voor mensen met een arbeidsbeperking te halen in samenwerking met de Duo+ uitvoeringsorganisatie. De verantwoordelijkheid voor het behalen van de doelen ligt bij de DUO-gemeenten zelf.

Arbeidsomstandigheden en verzuim

Het streven is een ziekteverzuimpercentage van ≤ 4,0% te realiseren. Aandacht voor plezier in het werk, passende en uitdagende werkzaamheden, duurzame inzetbaarheid, mogelijkheden voor training en scholing, en een goede werkomgeving zijn hierbij essentieel. De ervaringen met thuiswerken tijdens de coronapandemie worden gebruikt om een combinatie van thuiswerken en werken op kantoor te realiseren, met oog voor de wensen en arbeidsomstandigheden van de werknemers.

Financiën

Verder digitaliseren en optimaliseren van de administratie is een doorlopend proces. In 2023 zijn processen verder verbeterd en gedigitaliseerd. Het dashboard voor budgethouders is uitgebreid, zodat zij eenvoudig inzicht hebben in hun (meerjarige) budgetten en de besteding hiervan. Ook is de communicatie met burgers en bedrijven verder gedigitaliseerd, met meer digitale verzending van nota’s, facturen, herinneringen en aanmaningen.

Juridische zaken

Het team Juridische Zaken van Duo+ coördineert onder andere Woo-verzoeken en klachtenafhandeling. Daarnaast ondersteunt het team bij bezwaarschriften, aansprakelijkheidsstellingen en het beheer van de verzekeringsportefeuille. Juridische kwaliteitszorg (JKZ) is geborgd, wat de juridische kwaliteit van het handelen van de organisaties verbetert. Het team heeft een juridisch landschap gecreëerd en de behoefte aan juridische advisering geïnventariseerd, wat leidt tot gerichte ontwikkeling van juridische kennis en expertise.

Wet elektronische publicaties

Op 1 juli 2021 is de Wet elektronische publicaties in werking getreden, met als doel burgers digitaal volledig te informeren over besluiten die hun leefomgeving beïnvloeden. Het team Juridische Zaken ondersteunt de implementatie en uitvoering van deze wet, die in 2023 volledig operationeel is geworden.

Wet Open Overheid (Woo)

Op 1 mei 2022 is de Wet open overheid (Woo) in werking getreden, ter vervanging van de Wet openbaarheid van bestuur. In 2023 hebben we stappen gezet om de Woo uit te voeren, gericht op actieve en passieve openbaarmaking en verbetering van de informatiehuishouding. We hebben een plan van aanpak opgesteld voor actieve openbaarmaking van bepaalde categorieën, een proces in kaart gebracht voor de afhandeling van Woo-verzoeken, en een anonimiseringstool geïmplementeerd. De verbetering van de informatiehuishouding wordt via een programma opgepakt, waarvan de eerste activiteiten in 2023 zijn gestart.

Communicatie

Ouder-Amstel werkt met een Communicatie Uitvoeringsprogramma gebaseerd op het communicatiebeleidsplan van 2021. Het doel is dat inwoners daadwerkelijk ervaren dat hun belangen voorop staan en dat zij een luisterend oor vinden voor hun inbreng. Inwoners, organisaties en (samenwerkings)partners voelen zich geïnformeerd, gehoord en begrepen. Dit kan alleen worden gerealiseerd als Ouder-Amstel een communicatieve organisatie is. We richten ons op het communicatiever maken van alle medewerkers die werken in of voor Ouder-Amstel.

Informatisering en Automatisering

De continue opgave voor professionalisering van het functioneel applicatiebeheer is reductie van kwetsbaarheid en verhoging van kwaliteit. We sturen op harmonisatie van het applicatielandschap tussen de DUO-organisaties en evalueren het functioneel applicatiebeheer om de dienstverlening te verbeteren. Hardware wordt actief vervangen op basis van een economische levensduur en er wordt geïnvesteerd in de implementatie van nieuwe software. Om de digitale vaardigheden van medewerkers op niveau te houden, worden zij getraind om optimaal gebruik te maken van moderne ICT-middelen.

Informatiehuishouding op orde

Het programma Informatiehuishouding op Orde (IHOO) richt zich op het op orde brengen en houden van de informatiehuishouding. Alle DUO-gemeenten zijn aangehaakt bij dit programma. De aansturing en het opdrachtgeverschap zijn belegd binnen Duo+, en de Rijksbijdragen voor de Wet open overheid zijn vanaf 2023 overgeheveld naar Duo+.

Procesmatig en datagedreven werken

De drie organisaties, gemeenten Diemen, Uithoorn, Ouder-Amstel en de uitvoeringsorganisatie Duo+, hebben in oktober 2021 een programmavoorstel geschreven om meer datagericht te gaan werken in het sociaal domein, zodat het mogelijk wordt beleid en sturing voortdurend af te stemmen op de feitelijke situatie. Het programmavoorstel is uitgewerkt in een programmaplan. De lange termijn ambitie is dat alle beleidskeuzes en sturingsbeslissingen in alle domeinen tot stand komen op basis van een wisselwerking tussen data-inzichten en duiding door professionals. Wanneer de organisaties zijn gegroeid in het meer datagedreven werken, kan er integraal beleid ontwikkeld worden op basis van analyses die zijn gebaseerd op feiten en weten we beter wat wel en wat niet werkt.

In 2023 zijn alle medewerkers van het Sociaal domein getraind. Daarnaast zijn diverse experimenten gedaan, waarbij de medewerkers het geleerde in de praktijk konden brengen voor een actueel sociaal vraagstuk. Uit de evaluatie kwam naar voren dat medewerkers ervaarden gegroeid te zijn in hun vak. In 2023 is ook verder gegaan met het uitbouwen van het datateam ter ondersteuning van het datagericht werken en sturen binnen de DUO-organisaties. Het mooiste voorbeeld van een geslaagd experiment is het dashboard Specialistische Jeugdhulp, waarmee inzage wordt gegeven in de kosten. Hierdoor kan directer worden bijgestuurd en de inzet kan effectiever verdeeld worden. Het gevolg is dat overschrijdingen voorkomen kunnen worden door actueel inzicht in de voortgang en de prognoses. Het wordt nu volop in de praktijk gebruikt.

Interne Dienstverlening

In de komende jaren zal team Interne Dienstverlening van Duo+, binnen de beschikbare budgetten en rekening houdend met duurzaamheid, hybride werken en wet- en regelgeving, de dienstverlening vanuit de clusters Servicedesk, Facilitair en Postintake uitvoeren voor de gemeente Ouder-Amstel.

Interbestuurlijk toezicht Archiefbeheer in relatie tot zaakgericht werken

Het borgen van zaakgericht werken, mede vanuit interbestuurlijk toezicht en veranderende wetten zoals de Wet open overheid en door invoering en handhaven van archiefdiscipline, is een belangrijk aandachtspunt. Het zaaksysteem Rx.Enterprise is hierin leidend. Processen in de organisatie zijn en worden hierop aangepast. Bewustwording van eisen die wetgeving stelt en de gevolgen van procesgericht en digitaal werken is een belangrijk en continu aandachtspunt. In de afgelopen jaren is het archief van de gemeente Ouder-Amstel verder op orde gebracht zodat deze voldoet aan de wettelijke eisen. Hierin is een rol weggelegd voor team Interne Dienstverlening maar ook voor alle vakafdelingen die verantwoordelijk zijn voor het op orde hebben van de eigen archieven. Vanaf 2023 is de gemeente zelf aan zet; hetgeen niet is geborgd in het systeem Rx.Enterprise is alsnog aangeboden zodat team Interne Dienstverlening de noodzakelijke controles en het archiefbeheer kan toepassen zoals steekproeven zaakgericht werken. De kosten van de diensten van het Amsterdams Stadsarchief zijn in 2023 meer dan trendmatig gestegen door de verplichting een e-Depot aan te houden voor elektronisch berichtenverkeer. Hiermee is in de begroting rekening gehouden (€ 20.000).

Groei gemeente versus huisvesting

De gemeente Ouder-Amstel gaat in de komende jaren een wezenlijke groei doormaken. Dit betekent ook dat het aantal medewerkers zal toenemen. Deze groei vraagt intern een uitwerking van het vraagstuk of deze groei qua huisvesting in het huidige gemeentehuis kan worden opgevangen. Dit geldt ook voor de geplande verbouwing van de raadzaal in 2025, vanwege de groei van de raad. De kosten van deze verbouwing zijn opgenomen in het investeringsplan. Gezien de beperkte fysieke ruimte is het nog de vraag of de uitbreiding mogelijk is.

Wat heeft het gekost?

Toelichting Financieel overzicht

Lasten

De per saldo € 153.000 lagere lasten worden veroorzaakt door verschillende factoren, waaronder:

• € 136.000 lagere kosten voor planmatig onderhoud van het gemeentehuis, vanwege temporisering van het onderhoud in afwachting van de vaststelling van een nieuw beheerplan voor onderhoud van gebouwen in 2024.

• € 42.000 lagere kosten, waaronder verminderde uitgaven voor opleidingen, cursussen en advertenties.

• € 275.000 lagere overheadkosten door een lagere toerekening van € 133.000 aan gebiedsontwikkeling, riool en afval, en een daling van € 396.000 in de bijdrage van Duo+ aan overhead als gevolg van lagere kosten voor externe inhuur.

• € 84.000 hogere kosten als gevolg van HR 21-advies en andere kosten gerelateerd aan het onderhoud van de bedrijfsvoering.

• € 54.000 hogere verzekeringskosten, onder andere door kosten voor aansprakelijkheidsverzekering voor de publieke sector en brandverzekering.

• € 163.000 hogere kosten, waaronder € 116.000 voor salarissen van management en een dotatie van € 28.000 en € 27.000 voor de voorziening organisatieontwikkeling en verlofsparen. Overige verschillen betreffen kleine onder- en overschrijdingen.

Baten

De per saldo € 23.000 hogere baten bestaan uit diverse kleine verschillen, waarvan het totaal kleiner is dan € 75.000. Deze worden daarom niet toegelicht.

Beleidskader

• Gemeentewet

• Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV)

• Aanbestedingswet en eigen inkoopbeleid

• CAR/UWO

• Wet Open Overheid

• FIDO

• Regeling RUDDO

• Treasurystatuut 2023

• Activabeleid 2018

• Reserves en Voorzieningen 2017

• Financiële Verordening 2017

• Controleverordening

• Communicatiebeleidsplan

• Juridisch raamwerk inkoop- en aanbesteding 2021