Organisatie ontwikkeling - Afdeling bedrijfsvoering

Verbetering van Bedrijfsvoering in Ouder-Amstel

Het jaar 2023 stond voor onze gemeente in het teken van opbouwen en uitwerken, vooral op het gebied van bedrijfsvoering. Hoewel de basis van onze bedrijfsvoering is ondergebracht bij Duo+, bleek de aansluiting tussen de processen voor personeelsbeheer, financiën, ICT, en andere aspecten en de dagelijkse werkzaamheden van onze beleidsorganisatie niet optimaal te zijn. Dit leidde ertoe dat taken zoals accommodatiebeleid en -beheer, subsidieverlening en financieel beheer op een oneigenlijke en weinig efficiënte wijze werden uitgevoerd door medewerkers die daarvoor niet primair waren aangenomen.

Om deze uitdagingen aan te pakken, is in 2022 binnen onze gemeente de afdeling bedrijfsvoering geïntroduceerd. Het doel was niet om de basisprocessen binnen Duo+ terug te halen naar onze gemeente, maar om de aansluiting tussen deze processen en de beleidsorganisatie zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. In 2023 is de in de begroting opgenomen formatieruimte binnen de afdeling bedrijfsvoering ingevuld door middel van werving en selectie van vaste medewerkers, waaronder het afdelingshoofd bedrijfsvoering dat in november haar debuut mocht maken. Onder leiding van dit afdelingshoofd zal de ondersteuningsbehoefte van de beleidsorganisatie verder worden geïnventariseerd en geconcretiseerd in de overdracht van taken. Uit de eerste analyses blijkt al dat het versterken van de ondersteunende organisatie zal leiden tot beperking van structurele inhuur vanwege capaciteitstekorten en het uitstellen of afstellen van beleidsproducten. Dit is een belangrijke stap voorwaarts in het efficiënter en effectiever maken van onze bedrijfsvoering, met als uiteindelijk doel om de dienstverlening aan onze inwoners te verbeteren.